Seit der Pandemie geht der Trend immer weiter in Richtung Home-Office. Obwohl zahlreiche Unternehmen vermehrt auf Hybrid mit Home-Office und Büropräsenz anstatt auf vollständiges Remote-Arbeiten setzen, ändert dies wenig an der Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes. Das hat zur Folge, dass Bürobedarf so gefragt wie nie zuvor ist, nicht nur in Südwestfalen. Dazu sollten Betroffene die wichtigsten Details kennen.

Zahlen und Fakten

Das Statistische Bundesamt gibt an, dass im Jahr 2023 deutschlandweit 23,5 Prozent aller Erwerbstätigen im Home-Office gearbeitet haben: 13,2 Prozent täglich bis 50 Prozent der Arbeitszeiten; die restlichen 10,3 Prozent weniger als 50 Prozent ihrer Arbeitszeit. Die Zahlen vor der Pandemie belaufen sich 2019 auf 12,9 Prozent und 2020 durch den Corona-Ausbruch auf 21 Prozent von Erwerbstätigen von Unternehmen innerhalb Deutschlands im Home-Office.

Beliebtheit von Home-Office

Anstatt des zu erwartenden Rückgangs nach Pandemie-Ende, erhöht sich die Zahl der Home-Office-Tätigkeiten weiter. Es nimmt an Beliebtheit zu, wie die genannten Zahlen verdeutlichen – wenngleich nicht unbedingt seitens der Unternehmen, die vielfach die Vorort-Beschäftigung bevorzugen.

Doch mittlerweile stellen Bewerber sogar das Home-Office als eine der Grundvoraussetzungen für eine Jobannahme. Vor allem Müttern erleichtert das Home-Office den Berufsalltag mit kleinen Kindern, weshalb besonders sie auf Home-Office-Jobs erpicht sind.

Bürobedarf für Home-Office erforderlich

Für den Job im Home-Office, ist es nicht zu umgehen, Bürobedarf kaufen zu müssen. Wenngleich es auf die jeweilige Berufsausübung ankommt, was an Bürobedarf benötigt wird, sind für den Erwerbstätigen im Home-Office stets einige Anschaffungen auch selbst zu tätigen – wenn nicht sogar die gesamte einer Vollausstattung.

Zur Bürobedarfsgrundausstattung eines jeden Home-Offices zählen z.B. diese Elemente:

• Computer
• Tastatur
• Drucker
• Kopier-/Scan-Möglichkeiten
• Schreibtisch
• Bürostuhl inklusive Bodenschutzmatte
• Dokumentenschrank

Freelancer und Freiberufler: Kostenübernahme für Bürobedarf

Bei Freelancern und freiberuflichen Mitarbeitern obliegen die Kosten für den Bürobedarf in der Regel ihnen selbst. Sie tragen die alleinige Verantwortung dafür, über den entsprechenden Bürobedarf zu verfügen, um angenommene Aufträge und Arbeitstätigkeiten wie vereinbart, ausführen zu können.

Ausnahmeregelungen sind legitim und kommen häufiger vor, indem Auftraggeber insbesondere bei Vollzeittätigkeiten zumindest ein gewisses Maß an Hardware wie Computer mit erforderlicher Software, Telefonanlagen und Drucker/Kopierer/Scanner zur Verfügung stellen. Diese sind nach Aufforderung und spätestens nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben.

Angestellte eines Unternehmens: Kostenübernahme für Bürobedarf

Anders als bei Freelancern und Freiberuflern verhält es sich bei Angestellten eines Unternehmens im Home-Office. Ist eine Home-Office-Tätigkeit zwischen beiden Parteien vereinbart, hat der Arbeitgeber grundsätzlich die erforderlichen Arbeitsmittel bereitzustellen beziehungsweise die Kosten der Anschaffung zu übernehmen. Dies geht aus der Arbeitsstättenverordnung hervor. Demnach ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, die der Arbeitnehmer für die Ausübung seines Jobs im Home-Office erforderlich sind.

Dabei ist es irrelevant, ob die erforderliche Anschaffung durch den Arbeitnehmer oder Arbeitgeber erfolgt. Allerdings ist jede Anschaffung von Bürobedarf durch den Arbeitgeber zuvor mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren und von diesem zu genehmigen. Ansonsten laufen Arbeitnehmer Gefahr, auf den Kosten sitzen bleiben.

Aufwandsentschädigungen für Bürobedarf

Manchen Arbeitnehmern ist die Nutzung von eigenem Bürobedarf durch den Arbeitgeber erlaubt. Wer also bereits über Bürostuhl, Schreibtisch, Laptop oder Drucker verfügt und diese Dinge für die Arbeitstätigkeiten nutzt, kann eine sogenannte Aufwandsentschädigung gegenüber des Arbeitgebers geltend machen.

Es ist angeraten, dies im Vorfeld in Form einer Vereinbarung zur Kostentragung zu regeln. Sollte diese fehlen und/oder der Arbeitgeber sieht keine Erforderlichkeit zur Kostenregulierung von Bürobedarf, steht Paragraf 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches zur Verfügung. Dieser umfasst unter bestimmten Umständen einen Aufwendungsersatzanspruch für die Wohnraumnutzung als Arbeitsplatz, den der Arbeitgeber zuzüglich zum Arbeitsentgelt zu zahlen hat. Dieses greift nur, wenn diese für die Ausübung der beruflichen Tätigkeit unerlässlich ist und der Arbeitgeber keinen Büroplatz im Unternehmen zur Verfügung stellt beziehungsweise Home-Office teilweise oder vollständig anordnet.